LE BUDGET PRÉVISIONNEL

Le budget prévisionnel : Comment
l’élaborer, le négocier, le suivre,
le contrôler tout au long de l’année ?

1 - L’importance du budget prévisionnel pour maîtriser les charges

a)     Chacun le sait : si une copropriété vote un budget prévisionnel de 100 000 e, le syndic dépensera 100 000 e ; si elle vote un budget de 90 000 e, le syndic dépensera plus facilement 90 000 e.
Les syndics n’aiment pas, en général, rappeler de l’argent en fin d’année auprès des copropriétaires ; c’est pourquoi ils voient large et dépensent souvent large. A contrario, votez un budget «serré» ce qui obligera le syndic à être prudent.

b)     Des syndics plutôt «inflationnistes».
À cela il faut ajouter le fait que les syndics - qui placent comme chacun sait à leur profit la trésorerie des copropriétés qui ne disposent pas de compte séparé (soit 85 % des copropriétés) - ont de toute façon intérêt à faire voter des budgets surdimensionnés pour disposer d’un maximum de trésorerie. Tout votre travail va donc consister :
-     à refuser de voter un budget trop large ;
-     à faire voter un budget ajusté. On va voir comment, plus loin.

c)     Autre point : le budget prévisionnel fixe le niveau des appels de charges. Donc plus il sera «ajusté» moins les copropriétaires auront à sortir d’argent, moins ils auront de difficultés à payer leurs charges,
moins il y aura d’impayés de charges...
Or, comme chacun sait, les impayés coûtent cher aux copropriétés (frais de syndic dont une partie reste à la charge du syndicat ; frais de procédures, etc.).

2 - Rappel : la loi, le conseil syndical et le budget
Rappelons ce que beaucoup de syndics mais aussi de copropriétaires oublient : le budget doit être élaboré par le syndic en concertation avec le conseil syndical, c’est-à-dire que le projet de budget prévisionnel proposé au vote de l’assemblée générale doit avoir au moins été soumis au conseil syndical avant l’envoi des convocations.
Cela résulte de l’article 26 du décret du 17 mars 1967

«Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution».
On va voir aussi, malheureusement, que trop de conseils syndicaux soit ne demandent pas à leur syndic de satisfaire à cette obligation, soit utilisent mal ce droit, se contentant d’accepter le projet soumis par le
syndic.

3- Comment se passe, en général,
l’élaboration du budget prévisionnel ?
En général le gestionnaire reprend la liste des dépenses du dernier exercice et se contente d’appliquer un pourcentage d’augmentation à chaque poste.

Cette manière de faire est à proscrire absolument :

a)     D’abord parce qu’elle peut intègrer des événements particuliers de l’exercice passé ; exemple : si un gardien a été malade pendant deux mois, le poste «gardiennage» aura été anormalement élevé,
il ne faut donc pas reprendre le chiffre correspondant augmenté de 3 %, par exemple. Cela vaut aussi pour les frais de procédures comme pour tous les autres frais fluctuants.

b)     Ensuite parce que cette façon de faire n’intègre pas les projets d’économie envisagés ou déjà engagés ; si vous avez décidé de poser des compteurs d’eau ou de renégocier les contrats, pourquoi ne pas en tenir compte ? Dans un tel cas il faudra prévoir des baisses sur ces postes.
Il faut donc, poste par poste, repartir d’une somme «normale» (et non exceptionnelle) et intégrer les économies à venir.

Rappel : l’assemblée générale peut modifier le projet de budget. On se rappellera, en effet, qu’un projet de budget n’est qu’un projet et que si votre syndic n’a pas associé le conseil syndical à l’élaboration du budget ou si le conseil syndical a été un peu laxiste, l’assemblée générale pourra décider de revoir le budget à la baisse.

4- Refuser absolument les postes «petits travaux divers» ou «imprévus»
Les syndics sont toujours très attentifs à faire passer dans le budget un poste «divers» ou «imprévus» avec des trémolos dans la voix : «Comment pourrons-nous faire face au moindre problème, si nous n’avons
pas un peu de marge», disent-ils.

Beaucoup de copropriétaires se laissent convaincre. Ils ont tort.

a)     D’abord il faut savoir que si le syndic fait correctement son travail de récupération des charges auprès des copropriétaires, cela veut dire que, au bout d’un mois, il aura chaque trimestre récupéré 70 à 90 %
des provisions trimestrielles.
Comme lui-même ne règle les fournisseurs qu’à 30 jours fin de mois (au mieux) et parfois à 90 jours, cela signifie qu’il dispose toujours d’un matelas de trésorerie provenant du «crédit fournisseurs». Inutile dans ces conditions de disposer d’un matelas supplémentaire.

b)     Ensuite chacun sait qu’une copropriété dispose toujours de «fonds» qui proviennent soit de travaux non encore payés, soit de «soldes vendeurs», soit d’une avance permanente de trésorerie, etc.

Dès lors il y a toujours un petit matelas (et parfois un «gros») qui permet à un bon syndic de faire face aux imprévus, quoi qu’il vous dise ; il sera bien temps - lors de la régularisation des charges - d’appeler le
«complément».

5 - Ne pas accepter de rémunérer le syndic sur les travaux courants
Certains syndics prévoient, dans leur contrat, une rémunération supplémentaire de l’ordre de 2 à 2,5 % pour tous les travaux courants.

Cette disposition est coûteuse en soi et surtout inflationniste, car il est évident que le syndic va être tenté d’engager le maximum de travaux courants. Si, en plus, il s’est arrangé pour faire voter un poste «petits
travaux» ou «imprévus» qui est surdimensionné, vous êtes sûr que ce qui était prévisible se produira... Il y aura «inflation» de travaux.

6 - Refuser d’anticiper la hausse des prix du combustible
Autre grand classique : surdimensionner le poste «combustible» pour «le cas où». Là encore, rassurez-vous : le syndic aura toujours de quoi payer le fournisseur s’il a bien fait son travail de recouvrement des charges auprès
des copropriétaires.
Engagez-le - plutôt que de prévoir des hausses de combustible - à agir pour maîtriser les consommations d’eau chaude et de chauffage, comme nous le verrons précisément au cours de la leçon numéro 4.

7 - Exiger du syndic qu’il respecte l’article 21, alinéa 2 de la loi de 1965
De quoi s’agit-il ? D’une mesure anti-inflationniste radicale, là aussi trop souvent négligée.
L’article 21, alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que l’assemblée générale doit voter une somme (exemple : 200 e) au-delà de laquelle le syndic est obligé de consulter le conseil syndical, ce qui permet au conseil syndical de jouer un rôle de garde-fou.

Nous reviendrons largement sur ce point dans la leçon numéro 2 concernant les moyens à la disposition du conseil syndical.

8- Suivre la réalisation du budget et demander le «grand livre fournisseurs» une fois par trimestre
Autre impératif, si vous voulez obtenir des économies : SUIVRE la réalisation du budget, donc suivre - en cours d’année.
Ce suivi a deux vertus :
a)     obliger le syndic (qui se sent sous surveillance) à être prudent ;
b)     vous permettre de repérer rapidement les dérives et - au besoin – d’intervenir et d’agir vite ; cela peut aussi bien concerner l’eau que les frais judiciaires ou autres dépenses.

Comment faire pour suivre les dépenses ? C’est désormais simple grâce aux nouvelles dispositions comptables : il suffit de demander à votre syndic qu’il envoie au conseil syndical tous les trois mois le «grand livre fournisseurs». Le syndic est, en effet, désormais obligé d’enregistrer les factures dès qu’elles lui parviennent. Vous saurez, grâce à ce document, les factures qui sont parvenues (et éventuellement, les dates de paiement).

En regroupant par poste les factures comptabilisées vous saurez donc simplement OÙ vous en êtes (combien a déjà été dépensé pour l’eau froide ou les petits travaux, par exemple).

9 - Exiger au besoin le contrôle des factures avant paiement
Certains conseils syndicaux vont encore plus loin et demandent à leur syndic de leur soumettre toutes les factures avant règlement. Ainsi non seulement, le conseil syndical est informé régulièrement des dépenses. mais, au cas où une facture présente un caractère litigieux, le conseil peut intervenir préventivement (soit pour la refuser, soit pour la corriger).

10 - Contrôler scrupuleusement les dates de paiement
Pourquoi contrôler les dates de paiement, direz-vous ? Pour une raison simple ; lorsque le syndic paie avec beaucoup de retard (alors qu’il dispose de la trésorerie nécessaire), cela peut avoir deux conséquences
fâcheuses :
-     soit, en effet, cela signifie qu’il travaille avec des entreprises qui acceptent ces délais mais qui intègrent dans leur prix les «agios» (pendant ce temps-là le syndic place l’argent à son profit) ;
-     soit cela signifie qu’en procédant de la sorte votre syndic va dissuader les bons artisans ainsi que les entreprises pratiquant des prix corrects de continuer à travailler avec votre copropriété, un artisan
normal n’acceptant pas d’être payé à 90 jours...

Ainsi, s’assurer que le syndic paie vite les fournisseurs c’est contribuer à faire baisser les charges et à garder les bons artisans.

11 - Prévenir votre syndic qu’en cas de dépassement non justifié, vous appellerez l’assemblée générale
à en tirer les conséquences. Cela s’appelle de l’action préventive.
Faites savoir au syndic qu’en cas de non-respect de ses obligations (voir point 2) ou en cas de dépassements non justifiés sur tel ou tel poste, vous appellerez l’assemblée générale à ne pas accepter certaines dépenses et refuserez alors explicitement le quitus pour faute ou excès de pouvoir. Cela rendra votre syndic prudent.

Conclusion
Contrôler le budget avant, pendant, après, c’est donc le premier moyen indispensable non seulement pour maîtriser les charges, mais pour les faire baisser.